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quinta-feira, 12 de julho de 2012

Organize os seus horários e tarefas


 


blog Vida organizada.

Organize os seus horários e tarefas

Posted: 09 Jul 2012 04:22 AM PDT

Existem dois mitos quando falamos sobre organizar a vida. O primeiro deles é que toda pessoa organizada é neurótica (“ui, sou desencanado!”). O segundo é que, para se organizar, só por um milagre, como se fosse algo sem esforço e de uma hora para a outra. Esqueça esses dois mitos se você deseja se organizar. Não existem pessoas perfeitas e qualquer um pode se organizar com o mínimo de boa vontade.

Sabe por que é difícil se organizar no dia-a-dia? Porque não enxergamos nossas prioridades. Já escrevi um post sobre isso (Como definir prioridades e executar tarefas) e recomendo fortemente a leitura. No entanto, acho que o conceito mais importante disso tudo é: você pode fazer tudo o que quiser, se se organizar para isso, mas não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Você já deve ter ouvido falar da pessoa multi-tarefa. Pois é, esse é outro mito que está caindo. Pesquisas mais recentes afirmam que quem faz uma coisa de cada vez consegue fazer mais e, principalmente, melhor. Porque o mais importante é você melhorar a sua produtividade, não aumentá-la. Como exemplo, posso citar aquelas pessoas que estudam durante cinco horas mas aprendem menos que aquelas que estudam durante uma hora e meia. O que essas últimas têm de diferente? Não é necessário conhecer nenhum segredo ou técnica especial: basta se planejar e saber organizar tudo.

Neste post, darei algumas dicas rápidas para você organizar os seus horários e afazeres. São elas:

1. Arranje uma agenda para anotar seus compromissos. Não é para anotar tarefas, mas compromissos mesmo. Esse é o primeiro passo para você controlar seus horários. Você deve encontrar a agenda que for mais conveniente para você, seja a do celular, a de papel ou na Internet. Até o ano passado, eu sempre usei a agenda de papel. 2012 foi o primeiro ano em que usei totalmente e somente a agenda do Google, mas a de papel atende perfeitamente bem. Uma sugestão prática e barata são aquelas agendas pequenas, fininhas, que cabem em qualquer bolsa ou bolso. Ah, e não precisa esperar até o ano que vem para usá-la! Comece hoje mesmo.

2. Se você tem muitos compromissos, procure ter sempre um tempo de respiro entre eles, para evitar atrasos. Coloque de 15 a 30 minutos entre o previsto para cada compromisso.

3. Durante um dia de trabalho, faça ciclos de 1h30 para cada 15 minutos de descanso. Nessa pausa, você pode ir ao banheiro, beber água, dar uma volta etc. Isso fará com que você se concentre nesse tempo disponível. Existe uma “técnica” muito simples chamada Pomodoro. Eu acho ela extremamente simples e dedutiva, nem considerando uma técnica mesmo, mas pode servir de ponto de partida. Ela tem basicamente esse mesmo sentido de trabalhar 1h30 e descansar 15.

4. Se você leu o texto sobre como definir prioridades, deve ter estabelecido os seus objetivos de longo-prazo. Se não leu, recomendo que leia agora, pois é importante para prosseguirmos. Durante a semana, é importante dar atenção a esses objetivos, pois eles existem justamente para que você não perca o foco.

5. Descubra quais seus períodos de maior produtividade durante o dia e deixe para esses horários as tarefas mais chatas e complicadas. Naqueles períodos em que você sempre fica com sono ou sente que o tempo não rende, deixe para fazer as atividades de rotina, que já estão no seu piloto automático.

6. Para conseguir dar conta das tarefas em casa, separe-as em dois tipos: as administrativas e as de rotina. As administrativas são aquelas que envolvem pagamento de contas, planejamento do menu semanal e as compras no supermercado, por exemplo. as tarefas de rotina são aquelas que mantêm a sua casa em pé, como trocar a roupa de cama e levar a louça. Para as tarefas administrativas, estabeleça um dia da semana para cada uma delas. Para as outras tarefas, veja como estabelecer rotinas para facilitar o dia-a-dia.

7. Controle um pouco o nível de informações que chegam até você diariamente. Umas das principais características das pessoas improdutivas é ficar com o e-mail aberto o tempo todo, sendo interrompidas a cada instante. Se não for o e-mail, é o Facebook. Se não for o Facebook, é o celular. Seja disciplinada(o) quanto a essas interrupções estabelecendo horários para checar o e-mail, as redes sociais etc. Veja um outro texto do blog sobre como administrar seus e-mails.

8. Uma vez por semana, verifique se algo na sua casa precisa de reparos. Sempre tem alguma coisa, nem que seja somente uma lâmpada que precise trocar. Faça também uma verificação no carro para evitar imprevistos e gastos caros de última hora. Também entram aqui os exames de saúde feitos rotineiramente. Lembre-se que se você não estiver bem, não conseguirá fazer mais nada.

9. Eu utilizo um método chamado GTD para organizar as minhas tarefas, mas você não precisa fazer nada muito complexo agora. Faça uma lista de tudo o que precisa fazer e, diariamente, escolha as três coisas mais importantes da lista. Quando terminar essas três, escolha mais uma e assim por diante, até o final do dia. No dia seguinte, escolha mais três e repita o processo.

10. Na segunda e na sexta-feira, faça uma revisão dos projetos em todas as áreas de sua vida para não esquecer nada nem deixar coisas importantes de lado. Você certamente fará uma listinha de novas tarefas após essa revisão, pois as tarefas nunca param de chegar. Aproveite para estabelecer as prioridades da semana e, com o passar dos dias, vá executando as tarefas relacionadas. Às vezes, um simples telefonema já desencadeia uma série de outras pendências que estavam paradas.

11. Quando você perceber que tem adiado uma tarefa muitas vezes, tente descobrir o motivo. Talvez seja mais fácil “quebrá-la” em várias tarefas menores. Sempre divida uma tarefa ao máximo, pois isso facilita e dá ânimo, por serem tarefas pequenas e mais rápidas.

12. Analise com cuidado quando tiver um tempo livre na semana. Ficamos tentados a encaixar mais tarefas e compromissos, mas é importante ficar sem fazer nada também, para descansar o corpo e o cérebro.

13. Aprenda a abrir mão de compromissos e tarefas que não caibam em sua vida no momento. Se você tem seus objetivos e prioridades definidos, basta consultá-los quando se deparar com um projeto novo. Se sua vida finalmente estiver equilibrada, veja se há mesmo a necessidade de estressá-la com novos compromissos e atividades. Às vezes, tudo o que precisamos é de um tempo para curtir o que cultivamos até aqui.

14. Conheça o seu limite. Delegue tarefas a outros colegas de trabalho, em casa ou, se puder, pagando por isso. Nada paga pela sua saúde, pelo bom relacionamento em casa e pela sua produtividade no trabalho. Procure ter uma relação saudável com seus projetos para que o que for realmente importante na sua vida não fique e segundo plano.

15. Quando uma tarefa puder ser feita em dois minutos ou menos, faça imediatamente. Não vale a pena postergar algo tão simples e rapidinho de tirar da frente.

16. Em vez de anotar o que precisa fazer em post-its e papeizinhos que ficam espalhados por aí, use um único caderno. Eu costumo deixar uma caneta dentro dele para não ter que procurar uma sempre que precisar usar.

17. Faça tudo o que puder para tornar suas tarefas mais prazerosas. Ouça música, tome uma xícara de café, sente-se em uma poltrona confortável, fique ao ar livre etc.

18. Sempre que conseguir, faça o planejamento dos seus compromissos e antecipe o que puder. Não deixe para comprar passagens de última hora se pretende viajar daqui a seis meses, por exemplo.

Não fique estressada(o) pensando em tudo o que precisa fazer! Em vez disso, simplesmente comece a fazer alguma tarefa da sua lista. Ficar lamentando que não tem tempo é até enfadonho, visto que ninguém “tem tempo” hoje em dia. Faça o melhor que puder, nem que seja bem pouco, pois isso é melhor do que não fazer nada. O que não vale a pena é abrir mão da organização com desculpas como “não quero ser neurótico com organização” ou esperando uma solução milagrosa da noite para o dia. Tudo o que você precisa é de um pouco de boa vontade.

Organizando a casa sem estresse

Posted: 08 Jul 2012 02:15 PM PDT

O Vida Organizada é um blog pessoal com dicas de organização. A “vida organizada”, no caso, é a minha, mas a ideia é que todos possam ter uma vida organizada com medidas simples e práticas no dia-a-dia. A perfeição é a pior inimiga da organização e ser organizado não significa ser neurótico com isso – é saber aproveitar o tempo, deixando espaço na vida para as coisas que são realmente importantes.

Quando vivemos escravos do relógio ou em meio a uma confusão de tarefas, isso não é viver – é sobreviver a uma situação caótica que nada acrescenta de bom em nossa vida. Então, seja você ultra-mega organizado(a) ou super bagunceiro, esses dois extremos só têm a atrapalhar a sua vida e a vida das pessoas que o(a) rodeiam. A solução para uma vida organizada, ao meu ver, é justamente o equilíbrio e o foco no que for prioridade. Eu nunca deixo de brincar com o meu filho para limpar a minha despensa, mas com certeza acho que a melhor solução é estar com ele em todos os momentos do meu dia, envolvendo-o até nas tarefas domésticas. Então, se ele puder estar comigo dando pregadores enquanto eu penduro a roupa no varal, é um tempo que aproveitamos juntos, além de eu estar completando as tarefinhas domésticas do dia-a-dia. O mesmo vale para o meu marido – conversamos muito enquanto um lava a louça e o outro cozinha, por exemplo. Piração é deixar de ficar com as pessoas que você ama para limpar a casa. Eu prefiro ter uma casa cheia de pequenas imperfeições com relação à bagunça que deixar de ficar com a minha família. E já perdi as contas de quantas vezes eu já deixei de fazer uma tarefa doméstica para ter mais tempo com eles ou simplesmente para descansar.

O segredo, para mim, é justamente equilibrar tudo. Ter uma lista básica de tarefas diárias que podem ser distribuídas entre todos os moradores e que pode ser concluída sem estresse, aos pouquinhos. Ter um controle geral das contas, despensa, lavanderia – tudo isso sem neuras – só suficiente. O mesmo vale para o trabalho e outros projetos de vida.

Cada casa é de um jeito, com seus problemas e particularidades. Cada família também. Mais do que isso, cada morador. A melhor forma de organizar uma casa é conhecer bem quem mora ali, suas manias, suas preguiças, suas tarefas preferidas. Somente com essa observação básica é que você conseguirá chegar a um modelo de organização muito particular mas, por isso mesmo, adequado para vocês.

Regras são chatas, mas eu acho que a única que realmente vale a pena reforçar é aquela boa e velha: se sujou, limpe; se bagunçou, arrume, e por aí vai. Lembro que a minha bisavó tinha na casa dela um quadrinho na cozinha com essas regrinhas, então elas são mais uma daquelas coisas antigas que valem a pena conservar, porque aparentemente dão certo. A grande verdade, porém, é que se todos fizessem isso, não haveria brigas em casa. Geralmente, quem mais bagunça em casa é porque não coloca a mão na massa, então você deve se perguntar porque isso acontece. Quando uma pessoa limpa a pia, dificilmente será ela a que sujará ou deixará o prato sujo lá dentro. Por isso é importante envolver todos nas tarefas domésticas. Não tem porque uma única pessoa fazer tudo se outras pessoas moram na mesma casa. Todos devem fazer a sua parte.

E como fazer isso sem estresse? Como eu comentei antes, observe os hábitos da sua família. Muitas vezes, as pessoas simplesmente não sabem o que fazer. Não tem porque deixar a roupa suja no chão do banheiro se lá tiver um cesto para colocar a roupa, por exemplo. Não tem porque deixar a chave em cima da mesa se antes dela tiver um aparador com uma cestinha para colocar essas coisas. Arrumar a entrada de casa é um bom primeiro passo, porque a entrada filtra tudo o que chega (veja aqui dicas para organizar a sua entrada).

Outra coisa que você pode fazer é acordar um pouco mais cedo que os seus filhos e preparar o café-da-manhã, por exemplo, ou se vestir com calma. Ter rotinas facilita a sua vida tanto de manhã quanto de noite. Sobre a organização no geral, leia um post com dicas básicas para organizar a sua casa. Este post aqui é mais para estimular uma reflexão sobre você, sua família, sua casa, a bagunça e a rotina do dia-a-dia. Cuidar da casa é importante porque é o “lugar sagrado” da sua família – quando nossa casa está bem, nós também ficamos bem, e vice-versa. É uma relação mútua mesmo, e nunca se esqueça que a casa é como se fosse um organismo vivo, que precisa de cuidados e carinhos tanto quanto você e a sua família.

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